【クリエイティブ業界で煩雑なスケジュール調整に課題感】約半数が「本来業務に割ける時間が奪われている」と回答。今、業界で求められるスケジュール管理方法とは

～rakumo株式会社、クリエイティブ業界のスケジュール管理について調査を実施～

　 rakumo 株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役社長：御手洗 大祐、https://rakumo.com/）は、クリエイティブ業界（放送、メディア、広告、制作）の会社員121名を対象に、クリエイティブ業界のスケジュール管理に関する調査を実施いたしましたので、お知らせいたします。 ▼調査レポート全文の無料ダウンロードはこちら https://rakumo.com/wp/rakumo_cal_report_for_cr/



調査サマリー






調査概要

調査概要：クリエイティブ業界のスケジュール管理に関する調査
調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー(R)︎」の企画によるインターネット調査
調査期間：2022年11月15日～同年11月17日
有効回答：クリエイティブ業界（放送、メディア、広告、制作）の会社員121名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

≪利用条件≫
1 情報の出典元として「rakumo」の名前を明記してください。
2 ウェブサイトで使用する場合は、出典元として、下記リンクを設置してください。
https://corporate.rakumo.com/2022_12_14_2110/


クリエイティブ業界でのスケジュール管理・共有方法、49.6%が「グループウェア」

　「Q1.あなたのお勤め先での、スケジュール管理・共有の方法を教えてください。（複数回答）」（n=121）と質問したところ、「グループウェア（Google Workspace、Microsoft365、サイボウズ 等）」が49.6%、「スケジュール管理ツール」が18.2%、「エクセル・スプレッドシート」が18.2%という回答となりました。


・グループウェア（Google Workspace、Microsoft365、サイボウズ 等）：49.6%
・スケジュール管理ツール：18.2%
・エクセル・スプレッドシート：18.2%
・チャットツール（LINE、Slackなど）：16.5%
・ホワイトボード、紙、手帳などのアナログ管理：12.4%
・カレンダー共有アプリ（スマホのみ）：8.3%
・その他：1.7%
・スケジュールは共有していない：8.3%
・わからない/答えられない：10.7%


複数人でのスケジュール調整手段、「メール」が55.9%で最多

　「Q2.あなたのお勤め先での、複数人とのスケジュール調整を行う際の手段について教えてください。（複数回答）」（n=111）と質問したところ、「メール」が55.9%、「チャット」が44.1%、「グループウェアなどのツール」が35.1%という回答となりました。


・メール：55.9%
・チャット：44.1%
・グループウェアなどのツール：35.1%
・口頭：29.7%
・電話：27.0%
・日程調整ツール：9.9%
・その他：1.8%
・複数人とのスケジュール調整は発生しない：4.5%
・わからない/答えられない：8.1%


複数人でのスケジュール調整の課題、35.8％が「人数が増えるほど時間がかかる」と回答

　Q2で「複数人とのスケジュール調整は発生しない」以外を回答した方に、「Q3.あなたのお勤め先での、スケジュール調整における課題について、当てはまるものを全て教えてください。（複数回答）」（n=106）と質問したところ、「調整する人数が多いと時間がかかり大変」が35.8%、「他の人のスケジュールが把握しにくい」が29.2%という回答となりました。


・調整する人数が多いと時間がかかり大変：35.8%
・他の人のスケジュールが把握しにくい：29.2%
・人により勤務時間が異なり、スケジュール調整が難しい：18.9%
・部門や部署を横断したプロジェクト単位のスケジュール調整がしにくい：18.9%
・予定の重複がある場合、どれを優先し調整するかが難しい：17.0%
・会議室など場所や設備の確保ができず、予定が調整しにくい：16.0%
・予定の重要度が理解されず、勝手にスケジュールを入れられる：14.2%
・調整相手ごとに複数のツールを使い分ける必要があり、管理が煩雑：10.4%
・その他：0.0%
・課題はない：17.9%
・わからない/答えられない：15.1%


他にも「リスケの際、各所への連絡に時間を要す」や「カレンダーを見ない人がいる」などの課題も

　Q3で「課題はない」「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q4.あなたのお勤め先での、スケジュール調整における課題について、Q3以外にありましたら自由に教えてください。（自由回答）」（n=71）と質問したところ、「リスケの際、各所への連絡に時間を要する」や「カレンダーを見ない人がいる」など35の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・26歳：リスケの際、各所への連絡に時間を要する。
・31歳：カレンダーを見ない人がいる。
・47歳：他社も含めた調整が難しい。
・32歳：適切なアジェンダ設定が難しい。
・26歳：どの会議も大体同じような時間に開催されるため、調整が難しい。
・40歳：勝手に予定が入れられている。


プロジェクト単位のスケジュール調整の課題、「社外の方を含んだ調整に難しさを感じる」が75.0%で最多

　Q3で「部門や部署を横断したプロジェクト単位のスケジュール調整がしにくい」と回答した方に、「Q5.プロジェクト単位のスケジュール調整の課題について、当てはまることを全て教えてください。（複数回答）」（n=20）と質問したところ、「社外の方を含んだ調整に難しさを感じる」が75.0%、「他の部門や部署のスケジュール確認に時間がかかる」が60.0%、「日頃から部門や部署を跨いだ日程調整が多く苦労している」が45.0%という回答となりました。


・社外の方を含んだ調整に難しさを感じる：75.0%
・他の部門や部署のスケジュール確認に時間がかかる：60.0%
・日頃から部門や部署を跨いだ日程調整が多く苦労している：45.0%
・口頭でのやり取りが発生し、調整がより煩雑になっている：35.0%
・情報統制上、社外や所属部署以外にスケジュールを共有できない：15.0%
・ツールが持つ機能が多く、使いこなせていない（機能の使い方を知る時間がない）：15.0%
・人の調整に加えて、プロジェクト単位で必要な設備や機材の調整も難しい：15.0%
・その他：0.0%
・わからない/答えられない：0.0%


不十分なスケジュール調整によって、約半数が「本来業務に割ける時間が奪われている」と問題視

　Q3で「課題はない」「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q6.あなたの勤め先でスケジュール調整が円滑にできないことにより、生じている問題について、当てはまるものを全て教えてください。（複数回答）」（n=71）と質問したところ、「調整に時間を要し、本来業務に割ける時間が奪われている」が49.3%、「コミュニケーションが不十分になり、成果物のずれが生じる」が26.8%、「導入したツールやサービスの利用が広まらない」が14.1%という回答となりました。


・調整に時間を要し、本来業務に割ける時間が奪われている：49.3%
・コミュニケーションが不十分になり、成果物のずれが生じる：26.8%
・導入したツールやサービスの利用が広まらない：14.1%
・プロジェクト自体が遅延し、生産性低下につながる：12.7%
・会社が許可していないツールが利用され、リスク発見を見逃す場合がある：2.8%
・その他：0.0%
・問題はない：18.3%
・わからない/答えられない：7.0%


他にも「先延ばしになり、必要以上に時間を要する」や「タスクが進まない」などの問題も

　Q6で「問題はない」「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q7.Q6で回答した以外に、スケジュール調整が円滑にできないことにより、生じている問題があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=53）と質問したところ、「先延ばしになり、必要以上に時間を要する」や「タスクが進まない」など27の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・26歳：先延ばしになり、必要以上に時間を要する。
・32歳：タスクが進まない。
・26歳：各所へのメール展開。
・31歳：スケジュール管理をしてるはずなのに、改めて調整の連絡が来たり、無理に予定を入れられたりする。


望ましいスケジュール管理・共有の方法、47.7%が「グループウェアのカレンダー機能を活用」と回答

　「Q8.あなたが、望ましいと思うスケジュール管理・共有の方法について、当てはまるものを全て教えてください。（複数回答）」（n=111）と質問したところ、「グループウェアのカレンダー機能を活用」が47.7%、「スマホ対応などどこからでも利用できるツールの活用」が38.7%、「スケジュール調整のルールの明確化と徹底」が28.8%という回答となりました。


・グループウェアのカレンダー機能を活用：47.7%
・スマホ対応などどこからでも利用できるツールの活用：38.7%
・スケジュール調整のルールの明確化と徹底：28.8%
・エクセル・スプレッドシート：10.8%
・個々人でのスケジュール管理：7.2%
・関係者のみのホワイトボード：4.5%
・その他：0.0%
・特にない：9.9%
・わからない/答えられない：12.6%


スケジュール管理ツールに直感的なデザインや操作性を求める声。部門単位での管理のしやすさも重視

　Q8で「グループウェアのカレンダー機能を活用」「スマホ対応など、どこからでも利用できるツールの活用」と回答した方に、「Q9.あなたが、スケジュール管理ツールに求める特長について、当てはまるものを全て教えてください。（複数回答）」（n=73）と質問したところ、「直感的なデザインで操作性がよく、誰もが使いやすい」が64.4%、「スケジュールの確認のしやすさ・高い検索性」が56.2%、「予定の種別（外出中や会議中など）がひと目で分かりやすい」が53.4%、「部門やプロジェクトごとにスケジュール管理ができる」が43.8%という回答となりました。


・直感的なデザインで操作性がよく、誰もが使いやすい：64.4%
・スケジュールの確認のしやすさ・高い検索性：56.2%
・予定の種別（外出中や会議中など）がひと目で分かりやすい：53.4%
・部門やプロジェクトごとにスケジュール管理ができる：43.8%
・他ツールとの連携ができる：32.9%
・カスタマイズ性に富んでいる：24.7%
・セキュリティ性能が高く、安心して使える：20.5%
・権限管理（予定を公開する範囲の設定など）ができる：17.8%
・導入が容易でライセンス管理がしやすい：16.4%
・その他：0.0%
・わからない/答えられない：2.7%


他にも「一覧など視認性の高さ」や「リスケ時に、一斉メールが届く」などの機能を求める声も

　Q9で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q10.Q9で回答した以外に、スケジュール管理ツールに求める特長があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=71）と質問したところ、「一覧など視認性の高さ」や「リスケ時に、一斉メールが届く」など29の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・32歳：一覧など視認性の高さ。
・26歳：リスケ時に、一斉メールが届く。
・49歳：アイコンの充実。
・47歳：セキュリティと会議資料の共有をシームレスに。


まとめ

　今回は、クリエイティブ業界（放送、メディア、広告、制作）の会社員121名を対象に、スケジュール管理に関する調査を実施いたしました。

　まず、組織単位でのスケジュール管理・共有方法を伺うと、「グループウェア（Google Workspace、Microsoft365、サイボウズ 等）」が49.6%が最多でした。また、複数人とのスケジュール調整を行う際の手段は、「メール」が55.9%と最も多く、次いで「チャット」が44.1%、「グループウェアなどのツール」が35.1%と、複数の手段を使用していることが分かります。

　複数人でのスケジュール調整の課題として、35.8％が「人数が増えるほど時間がかかる」と回答。不十分なスケジュール調整によって、49.3％が「本来業務に割ける時間が奪われている」と問題視している実態が浮き彫りとなりました。クリエイティブ業界では、スケジュール調整に時間が割かれることは会社全体の生産性が下がる要因ともなりうるようです。

　そこで、望ましいスケジュール管理・共有の方法を伺うと、「グループウェアのカレンダー機能」を活用したいという人が多く、半数以上からスケジュール管理ツールに「直感的なデザインや操作性」や「部門やプロジェクトごとのスケジュール管理機能」を希望する声が挙がりました。

　他部署や外部パートナーを交えたプロジェクト単位での働き方や、異なる時間帯/場所で勤務していることが多い傾向にあるメディアや広告などのクリエイティブ業界のスケジュール管理において、管理や調整が煩雑になり生産性が下がっている実態が伺えました。DX推進が加速している現代において、スケジュール管理ツールの利用率は増えていますが、求められている機能は業種ごとに異なります。クリエイティブ業界においては、誰もが使いやすく、部門やプロジェクト単位での予定を管理しやすいツールを導入することが、本来業務に集中できる一要素になるのではないでしょうか。

▼調査レポート全文の無料ダウンロードはこちら
https://rakumo.com/wp/rakumo_cal_report_for_cr/


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https://rakumo.com/product/gsuite/calendar/


会社概要

社名　：rakumo株式会社（英語表記：rakumo Inc.）
設立　：2004年12月
代表者：代表取締役社長 御手洗 大祐
所在地：〒102-0083 東京都千代田区麹町3-2 垣見麹町ビル6階
事業内容
・クラウド型ソフトウェアサービス rakumo 製品の開発
・rakumo 製品および Google 社関連製品の販売・導入支援・カスタマーサービス
・IT オフショア開発サービス

コーポレートサイト：https://corporate.rakumo.com/
rakumo製品サイト：https://rakumo.com/